ทำไมธุรกิจยุคดิจิทัลควรหันมาใช้ซอฟต์แวร์จัดการ E-Tax / E-Receipt

จากกรณี “กรมสรรพากร” เปิดให้บริการ E-Tax Invoice by Email เมื่อ 1 มีนาคม 2560 ที่ผ่านมา ได้สร้างกระแสการตื่นตัวในกลุ่มผู้ประกอบการเป็นวงกว้าง เนื่องจากระบบดังกล่าวช่วยให้ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มสามารถลดต้นทุนเกี่ยวกับการจัดทำ จัดเก็บ และจัดส่งใบกำกับภาษีจากรูปแบบกระดาษไปสู่รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างรวดเร็ว และสามารถใช้ประโยชน์ได้เหมือนใบกำกับภาษีที่ออกเป็นกระดาษได้ทุกประการ สอดคล้องกับรายงานล่าสุดจากธนาคารโลก “Doing Business 2019: Training for Reform” ระบุว่า ในปี 2562 ความยาก-ง่ายการชำระภาษี (Paying Taxes) ของประเทศไทย จะอยู่ที่อันดับ 59 ของโลกจาก 190 ประเทศ กระโดดจากอันดับ 109 ในปี 2560 นั่นแสดงให้เห็นว่าภาคธุรกิจเองหันมาใช้ช่องทางดังกล่าวสูงต่อเนื่อง และยังส่งผลให้ระยะเวลาการยื่นแบบแสดงรายการและชำระภาษีนิติบุคคลตามรายงานความยาก-ง่าย ลดลงมากกว่า 30 ชั่วโมง 

สำหรับองค์กรที่ใช้โซลูชั่นหรือเทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการเรื่อง E-Tax / E-Receipt นั้นมีแนวโน้มเติบโตมากขึ้นเกือบเท่าตัวในปีนี้ และจะเติบโตยิ่งขึ้นในปี 2562 เหตุผลหลักที่องค์กรต่างมุ่งสู่ระบบ E-Tax / E-Receipt นอกจากการสนับสนุนของนโยบายจากภาครัฐแล้ว หลักๆ คือ การบริหารจัดการบนดิจิทัลตอบโจทย์กว่า รวดเร็วกว่า ง่ายกว่า และแม่นยำกว่า ทั้งยังช่วยลดต้นทุนระยะยาวในเรื่องเอกสารและแรงงานคน มีความน่าเชื่อถือ โดยการจัดทำ E-Tax / E-Receipt ปัจจุบันนิยมทำในสองรูปแบบ คือ ผ่านตัวแทนผู้ให้บริการ และ ใช้ซอฟต์แวร์บริหารจัดการโดยเฉพาะ นอกจากองค์กรธุรกิจสามารถนำส่งใบกำกับภาษีได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้นแล้ว ยังสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าได้อีกด้วย

ทางเลือกและรูปแบบการทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่องค์กรควรทราบ มี 2 รูปแบบ ดังนี้

1. จัดทำข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งได้ลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) โดยจัดทำให้อยู่ในรูปแบบ XML File ตามมาตรฐาน (ขมธอ.3-2560) และส่งมอบให้ผู้ซื้อสินค้าและผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการ
2. จัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ เช่น PDF, PDF/A-3, Word หรือ Excel ซึ่งได้ลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ด้วยวิธีการที่กรมสรรพากรกำหนด และส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าและผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการ นอกจากนี้ต้องนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรในรูปแบบ XML File ตามมาตรฐาน (ขมธอ.3-2560) ภายในวันที่ 15 ของเดือนภาษีถัดไป

ระบบซอฟต์แวร์การจัดการภาษีที่องค์กรควรพิจารณาให้ดีก่อนเลือกใช้

• ต้องตอบสนองความต้องการขององค์กรได้หลากหลาย รองรับระบบทางบัญชี (ERP) ทุกประเภท 
• ต้องสามารถนำไฟล์ที่ได้จากระบบ ERP ไปสร้างเป็นฟอร์มใบกำกับภาษี, ใบเสร็จ, ใบลดหนี้ และใบเพิ่มหนี้ได้ตามที่ต้องการ โดยเป็นรูปแบบดิจิทัลพร้อมทั้งลงลายมือชื่ออักษรดิจิทัลได้เพื่อให้สามารถยืนยันได้ว่าเป็นเอกสารตัวจริง 
• การส่งไฟล์ XML ไปยังกรมสรรพากรตามข้อบังคับนั้นต้องสามารถทำได้โดยอัตโนมัติ 
• ต้องสามารถนำไฟล์จัดเก็บไว้ในระบบบริหารจัดการเอกสารเพื่อความสะดวกในการค้นหาเอกสารได้ 
• ต้องรองรับการยกเลิก และสั่งพิมพ์เอกสารสำเนาเป็นกระดาษได้
• ต้องสามารถส่งไฟล์ PDF/A-3 ไปยังคู่ค้าของบริษัทได้ โดยไม่ต้องจัดพิมพ์ในรูปแบบกระดาษ ประหยัดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ ทั้งยังเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอีกด้วย

ระบบการจัดการ E-Tax/E-Receipt สำหรับองค์กรยุคดิจิทัล

นอกจากนี้ กรณีที่บริษัทคู่ค้าจัดทำเอกสารในรูปแบบของ E-Tax เหมือนกับองค์กรของคุณ ระบบที่ดีต้องสามารถทำการส่งไฟล์มาในรูปแบบของ PDF/A-3 หรือ XML และนำไฟล์มาตรวจสอบกับระบบบัญชีขององค์กรเพื่อความถูกต้อง สามารถแปลงรูปแบบเอกสารให้เป็นในรูปแบบที่ ERP ของเรารองรับได้ หรือถ้าบริษัทคู่ค้าไม่เป็น E-Tax และส่งมาในรูปแบบของกระดาษแทน ต้องสามารถสแกนเอกสารและทำการดึงข้อมูลออกจากเอกสารกระดาษ (OCR) ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถนำข้อมูลไปตรวจสอบและแปลง Format พร้อมทั้ง Import เข้าไปใน ERP ของท่านได้เช่นกัน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานโดยการลดกระบวนการ Manual ทำให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น อย่างโซลูชั่น FX e-Tax Invoice ของฟูจิ ซีร็อกซ์ ผู้เชี่ยวชาญด้านโซลูชั่นบริหารจัดการเอกสาร ที่นำเทคโนโลยีมาพัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจยุคดิจิทัล ถือเป็นอีกหนึ่งโซลูชั่นที่มีความครบครันสำหรับองค์กรธุรกิจปัจจุบันที่ต้องการผู้ช่วยจัดการงานเอกสารใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ตามระเบียบกรมสรรพากร นอกจากเพิ่มความสะดวกในการบริหารจัดการแล้ว ยังช่วยลดภาระต้นทุนการจัดเก็บเอกสารและลดปริมาณการใช้กระดาษในองค์กรลงได้อีกด้วย

###

บทความประชาสัมพันธ์โดย บริษัท ฟูจิ ซีร็อกซ์ (ประเทศไทย) จำกัด