พร้อมรับมือทุกสถานการณ์ ปรับระบบงานให้ทำงานที่ไหนก็ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

ชุติมาสีบำรุงสาสน์ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล 

บริษัทไมโครซอฟท์ (ประเทศไทย) จำกัด

ในระยะหลัง เราได้เห็นทั้งความคิดเห็นและผลสำรวจมากมายที่ชี้ว่าการทำงานแบบยืดหยุ่น มอบอิสระทั้งในด้านเวลาและสถานที่ทำงานให้กับพนักงาน สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและยกระดับความพึงพอใจของพนักงานได้อีกด้วย อีกทั้งยังเป็นทางออกให้บริษัทสามารถลดผลกระทบจากเหตุไม่คาดฝัน เสริมความคล่องตัวให้กับองค์กรได้เป็นอย่างดี

สำหรับไมโครซอฟท์ เรามีนโยบายสนับสนุนให้พนักงานทุกคนสามารถออกแบบชีวิตในการทำงานได้ตามแนวคิด “Modern Workplace” โดยพนักงานสามารถเลือกทำงานจากที่ไหนก็ได้ ภายใต้นโยบาย “Mobile Workplace Policy” ที่ไม่กำหนดให้ต้องเดินทางเข้ามาที่ออฟฟิศ หากส่งเสริมให้ใช้เทคโนโลยีและเครื่องมืออย่าง Office 365 มาเสริมศักยภาพให้พนักงานทุกคนสามารถทำงานได้เต็มประสิทธิภาพในทุกสถานที่ ทุกเวลา

เราได้นำแนวคิดนี้มาปรับใช้ในการทำงานของพนักงานในไมโครซอฟท์ ประเทศไทยเป็นเวลาหลายปีแล้ว โดยในปี 2559 เราได้เปิดตัวสำนักงานใหม่ในรูปแบบ Intelligent Workplace  เป็นการออกแบบพื้นที่การทำงานแบบไม่มีการที่การจัดที่นั่งประจำให้กับพนักงาน โดยเปิดโอกาสให้สามารถเลือกนั่งที่ไหนตามที่ต้องการ ให้เหมาะสมและสอดคล้องกับงานหรือโปรเจคที่ได้รับมอบหมายในแต่ละช่วงเวลา  

แต่ถ้าไม่มีที่นั่งประจำ แล้วจะเก็บของส่วนตัวกันอย่างไร? แน่นอนว่าพนักงานที่เข้ามาที่ออฟฟิศยังต้องมีที่เก็บสัมภาระของตัวเอง เราจึงได้จัดเตรียมตู้ล็อคเกอร์พร้อมรหัสความปลอดภัยไว้ให้โดยเฉพาะ โดยในส่วนเอกสารในการทำงานต่างๆ ปัจจุบันจะจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ทั้งหมด และไม่มีการสั่งพิมพ์เป็นเอกสาร จึงสามารถเรียกใช้หรือแชร์ให้กับเพื่อนๆ และลูกค้าได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นในรูปของพื้นที่จัดเก็บทั่วไปอย่าง OneDrive หรือในแบบอินทราเน็ตเต็มรูปแบบด้วย SharePoint โดยนอกจากการเปิดอ่านและแก้ไขไฟล์ตามปกติแล้ว พนักงานยังสามารถแชร์ข้อมูลกับบุคคลทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้อย่างปลอดภัย ติดตามประวัติการเปลี่ยนแปลงของทุกไฟล์ได้ครบถ้วน แถมยังให้ทีมงานหลายๆ คนเข้ามาแก้ไฟล์พร้อมกันได้แบบง่ายๆ

ในเมื่อไฟล์งานทั้งหมดอยู่ในคลาวด์ การทำงานเป็นทีมจากคนละสถานที่จึงกลายเป็นเรื่องที่ง่ายและราบรื่นมากขึ้น ส่วนการติดต่อสื่อสารระหว่างกันก็ยังเป็นเรื่องง่าย ไม่ต่างอะไรจากการนั่งออฟฟิศประจำโต๊ะตัวเองในแบบเดิม เริ่มจากเบอร์โทรศัพท์ของแต่ละคนที่ไม่ได้ผูกติดอยู่กับเครื่องที่โต๊ะ สามารถรับสายได้จากทั้งสมาร์ทโฟนและแล็ปท็อปได้ทันที ส่วนแพลตฟอร์มอย่าง Microsoft Teams ก็เปิดช่องทางให้ทุกคนพูดคุย นัดหมายการประชุม และแชร์ไฟล์เพื่อทำงานร่วมกันได้ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการโทรด้วยเสียงหรือประชุมแบบวิดีโอ เปิดไลฟ์ไฟล์งานทำไปพร้อมกันในที่ประชุม แชร์หน้าจอหรือเดสก์ท็อป จัดเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่ให้ง่ายต่อการค้นหา หรือจะสร้างทีมเฉพาะกิจสำหรับโปรเจกต์พิเศษก็ทำได้ทันที

การออกแบบระบบงานที่ให้อิสระกับพนักงานในระดับนี้ นอกจากจะต้องมีความพร้อมด้านเทคโนโลยีแล้ว ยังต้องเตรียมความพร้อมในด้านงานบริการพื้นฐานภายในด้วย เช่นบริการด้านไอทีแบบ self-service ที่ให้พนักงานสามารถจัดการกับรหัสผ่าน การตั้งและเข้าร่วมกลุ่มทำงาน หรือการเปิดระบบบางส่วนให้คนนอกเข้ามาร่วมใช้งานด้วย โดยไม่ต้องพึ่งพาความช่วยเหลือจากพนักงานฝ่ายไอทีโดยตรง ส่วนในกรณีที่พนักงานต้องเข้ามาประชุมในออฟฟิศ ก็สามารถตรวจสอบสถานะห้องและจองห้องประชุมได้จากทุกที่ ลดขั้นตอนการทำงานด้านธุรการไปได้อีกมากมาย

ในปัจจุบัน พฤติกรรมการทำงานของคนยุคใหม่ได้เปลี่ยนแปลงไปอย่างมาก และการนั่งทำงานอยู่ในออฟฟิศตลอดเวลาอาจไม่ใช่คำตอบของพวกเขาอีกต่อไป แถมบางครั้งยังไปลดประสิทธิภาพการทำงานลงอีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นในวันปกติหรือในช่วงสถานการณ์ไม่ปกติก็ตาม ดังนั้น เราจึงปฏิเสธไม่ได้เลยว่าการลงทุนกับเทคโนโลยีเพื่อสนับสนุนการทำงานนอกสถานที่ ทั้งในระดับบุคคลและการทำงานระหว่างทีมงาน เป็นแนวคิดที่คุ้มค่าสำหรับองค์กรในทุกระดับ พร้อมช่วยให้ธุรกิจยกระดับประสิทธิภาพการทำงานและสร้างความสุขให้กับพนักงานไปพร้อมๆ กัน

###